Den nya fakturatjänsten för klubbmedlemmars tävlingsdeltagande släpptes på prov i mellandagarna och är gratis för 2015 års tävlingsdeltagande. Att den släpps på prov betyder att den innan officiell lansering kommer att förfinas, bland annat efter inkomna synpunkter från er användare.
Samtidigt är tjänsten tillräckligt klar för att förhoppningsvis vara till stor hjälp för alla kassörer som idag lägger mycket tid på att sammanställa klubbmedlemmars tävlingsdeltagande och som gör i ordning fakturor utanför Eventor.
Officiell lansering sker nu under vintern, då även fler hjälptexter och en guide kommer att finnas tillgängligt.
Till nästa år, vilket då rör 2016 års tävlingsdeltagande, kommer tjänsten att bli en betaltjänst, där kostnaden för klubben baseras på antal tävlande medlemmar. Hur stor kostnaden blir är inte bestämt i dagsläget.
Två enkla steg
Som för fakturatjänsten för arrangörer så sker även hanteringen av fakturorna för klubbmedlemmarna i två enkla steg.
I första steget anges kontouppgifter, samt vilket nummer första fakturan ska ha i serien.
I andra steget administreras själva fakturorna. Härifrån går det att editera varje faktura och justera uppgifter samt fakturabelopp. Det går också att markera vilka fakturor som ska gå iväg i utskicket, samt se vilken e-postadress den mottagande medlemmen har.
När det är valt vilka fakturor som ska gå iväg skapas själva e-postutskicket genom ett klick på en knapp. Mejlets ämnesrubrik och innehåll fylls i och därefter är det bara att skicka iväg fakturorna.
Export- och importfunktion mot Excel
Många klubbar har egna regler för vad klubbens medlemmar ska betala för sitt tävlingsdeltagande. Till exempel kan det vara gratis för ungdomar att tävla. Det kan också vara så att vuxna endast behöver betala efteranmälningsavgifter, ej start och sommartävlingar. Många klubbar har också en tävlingsavgift i tillägg till medlemsavgiften.
Eftersom klubbarnas regler ser så olika ut erbjuder fakturatjänsten möjlighet att exportera medlemmarnas tävlingsdeltagande till Excel för att där göra justeringar av medlemmarnas fakturabelopp. När det är klart är det bara att importera Excelfilen igen och alla fakturor i Eventor uppdateras samtidigt.
Kontrollera alltid fakturauppgifterna innan utskicket
Tänk på att uppgifterna grundar sig på de resultat och anmälningsavgifter som laddas upp från arrangörernas tidtagningsprogram från tävlingen. Eftersom denna information inte alltid behöver vara korrekt är det därför viktigt att kontrollera uppgifterna i de fakturor som skapats, innan de går iväg.
Synpunkter och frågor
Tas emot av Eventor-supporten via eventorsupport@orientering.se
Så hittar du tjänsten
För att komma åt tjänsten behöver du ha rollen Administratör. Tjänsten hittas sedan under Administration >> Klubbmedlemmar >> Fakturering.
- Direktlänk till Eventor
Testa först i Testeventor
Känner du dig osäker och vill prova hur tjänsten fungerar, innan du använder den i skarpt läge, logga in i Testeventor med dina användaruppgifter och testa dig fram där. Inga mejl kommer att skickas ut från Testeventor.
- Direktlänk till Testeventor
